Werk blijft liggen. Klanten verwachten meer. Een medewerker geeft aan dat hij wil vertrekken. Of misschien voel je gewoon dat je team tegen zijn grenzen aanloopt.
Voor veel bedrijfsleiders volgt dan automatisch dezelfde gedachte: we moeten iemand aanwerven. Logisch!
Maar net op dat moment loont het om even stil te staan. Want een sterke aanwerving begint zelden bij een vacature. Vaak wordt de belangrijkste keuze al gemaakt vóór er een kandidaat in beeld komt.
De keuze wordt niet gemaakt wanneer je beslist wie je aanwerft, maar wel wanneer je bepaalt wat je eigenlijk nodig hebt.
Niet elke vacature vertrekt vanuit dezelfde nood
Wanneer de werkdruk stijgt zoeken we snel naar een oplossing. Een extra medewerker lijkt dan de meest logische stap. Toch loont het om eerst stil te staan bij wat er precies speelt.
Is er werk dat niet meer rond raakt? Zijn taken verschoven doorheen de jaren? Zit iemand niet meer op de juiste plek? Of ontbreekt er echt een rol die vandaag niemand opneemt?
Soms ligt de oplossing effectief in een nieuwe aanwerving. Maar soms zit ze in een andere verdeling van taken, in interne doorgroei of in samenwerking met een externe partner.
De reflex om aan te werven is begrijpelijk. De uitdaging zit er vaak in om eerst goed te begrijpen wat er precies ontbreekt. Want hoe duidelijker dat is, hoe groter de kans dat je de juiste keuze maakt.
Wat iemand doet is duidelijk, hoe iemand het doet maakt het verschil
Wanneer bedrijfsleiders een nieuwe functie omschrijven, vertrekken ze meestal vooral vanuit taken.
Wat moet iemand doen? Klanten opvolgen. Planningen maken. Projecten coördineren. Administratie verwerken. Dat is meestal duidelijk en geeft richting, maar vertelt nog niet waarom iemand succesvol zal zijn in die rol. Twee medewerkers kunnen exact hetzelfde takenpakket hebben en toch een totaal andere impact maken. Niet door wat ze doen. Wel door hoe ze het doen.
Denk maar aan functies waarin nauwkeurigheid, initiatief, klantgerichtheid, leergierigheid of besluitvaardigheid een belangrijke rol spelen. Die competenties zie je niet terug in een takenlijst, maar ze bepalen vaak wel of iemand het verschil maakt.
Daarom begint goed aanwerven niet met het oplijsten van taken. Het begint met het begrijpen van wat iemand moet kennen, kunnen en tonen om zijn werk goed te kunnen doen.
Misschien zoeken we soms naar de verkeerde persoon
Heel wat vacatures vertrekken vanuit een ideaalbeeld. We zoeken iemand met ervaring, de juiste opleiding, de juiste sectorachtergrond en liefst iemand die onmiddellijk inzetbaar is. Alleen bestaat die combinatie niet altijd. Of is ze minder belangrijk dan we denken.
Wanneer iemand een bedrijf verlaat, ontstaat bovendien vaak de neiging om een vervanger te zoeken die zoveel mogelijk lijkt op zijn voorganger.
Maar wat als die functie ondertussen geëvolueerd is? Wat als bepaalde taken vandaag anders ingevuld moeten worden? Wat als ervaring minder belangrijk is dan leervermogen?
Goed aanwerven vraagt soms de moed om los te laten wat vertrouwd is en opnieuw te kijken naar wat werkelijk nodig is.
Wat verandert AI?
Misschien minder dan het lijkt. Ook vroeger wilde je weten of iemand de juiste competenties had, in het team zou passen en succesvol kon zijn in de functie. Dat is vandaag niet anders.
Wat wel verandert, is de manier waarop kandidaten zichzelf presenteren. Een motivatiebrief schrijven is makkelijker geworden. Cv’s ogen professioneler. Antwoorden op sollicitatievragen zijn beter voorbereid. Daardoor worden motivatiebrieven en cv’s minder onderscheidend als selectie-instrument. Niet omdat ze geen waarde meer hebben. Wel omdat ze minder helpen om een kandidaat, en waarvoor hij staat, te leren kennen.
Misschien legt AI daardoor vooral iets bloot wat vroeger ook al waar was: een sterke motivatiebrief was nooit een garantie op een sterke medewerker.
Andere vragen leveren vaak betere antwoorden op
Wanneer documenten minder onderscheidend worden, groeit het belang van andere selectie-instrumenten. Niet noodzakelijk uitgebreidere selectieprocedures. Wel doordachtere gesprekken.
Veel bedrijfsleiders stellen tijdens een sollicitatiegesprek vragen over ervaring, motivatie of verwachtingen. Dat blijft waardevol. Vaak leer je nog meer uit hoe de kandidaat omgaat met concrete situaties: Hoe pakte iemand een moeilijke klant aan? Wat deed iemand toen een deadline in gevaar kwam? Hoe reageerde iemand op feedback?
Dat soort vragen brengt gedrag en competenties naar boven. Net daarin schuilt vaak informatie die een cv of motivatiebrief nooit kan tonen.
De ‘klik’ blijft belangrijk, maar is niet genoeg
Zeker in een kleine kmo speelt gevoel een rol. Je werkt dagelijks samen. Dan wil je kunnen samenwerken met iemand. Dat is logisch. Toch schuilt daar ook een valkuil in.
Een aangenaam gesprek betekent niet automatisch dat iemand geschikt is voor de functie. Net zoals een terughoudende kandidaat niet automatisch minder potentieel heeft.
Het helpt daarom om jezelf tijdens gesprekken af te vragen: Ben ik onder de indruk van deze persoon? Of zie ik signalen dat deze persoon succesvol kan zijn in deze rol?
Dat lijkt een klein verschil. In de praktijk maakt het vaak een groot verschil in de uiteindelijke keuze.
Kleine kmo’s hebben een voordeel dat vaak onderschat wordt
Kleine bedrijven vergelijken zich nogal eens met organisaties die beschikken over HR-afdelingen, assessments en uitgebreide selectieprocedures. Toch hebben kmo’s vaak een troef die moeilijk te organiseren is in grotere structuren: persoonlijk contact.
De afstand tussen kandidaat en werkgever is klein. Er is meer ruimte voor een echt gesprek. Doorvragen gaat sneller. Situaties uit de praktijk kunnen makkelijker besproken worden.
Daardoor ontstaat vaak een rijker beeld van een kandidaat dan uit documenten alleen. Precies dat maakt persoonlijk contact vandaag waardevoller dan ooit.
Tot slot
Een sterke aanwerving begint niet bij een vacature. Ze begint ook niet bij een cv, een motivatiebrief of een sollicitatiegesprek.
De basis wordt veel vroeger gelegd, namelijk op het moment dat je helder krijgt welke rol ontbreekt, welke bijdrage iemand moet leveren en welke competenties daarvoor nodig zijn.
Hoe scherper dat beeld is, hoe makkelijker het wordt om kandidaten te beoordelen. Niet omdat je daarmee de toekomst kan voorspellen. Wel omdat je bewuster kijkt naar wat er echt toe doet.
Misschien ligt daar vandaag wel de grootste uitdaging voor bedrijfsleiders die zelf aanwerven. Niet in het herkennen van de perfecte kandidaat. Wel in het scherp krijgen wat je nodig hebt en wat succes in die functie eigenlijk betekent. Want pas wanneer je weet wat je zoekt, wordt het mogelijk om het te herkennen wanneer je het gevonden hebt.